אם היקף התיעוד למילוי מרשים או שהם גדלו והצוות הקיים לא יכול להתמודד עם זה, אזי נדרשת צו למינוי אחראי על העבודה המשרדית. מצורפת דוגמה וטופס של מאמר זה.
קבצים
ברוב המקרים, בארגונים קטנים, המזכירה אחראית על עבודת המשרד. אבל לפעמים לארגון אין בכלל מזכירה, אלא צריך אדם שיכין מסמכים שחשובים מהיסוד לחברה, או שיש מזכיר, אבל הוא לא יכול להתמודד עם היקף התיעוד שצריך למלא. יצא, הוצא להורג, נשלח וכו'.
ניתן למנות כל עובד בארגון כאחראי, לפי שיקול דעתו של המנהל.
שילוב ותוספת
אם צו כזה הוא דרך להגדיל את שכרו של עובד עבור מספר מוגדל של תפקידים, אזי ציון סכום מסוים בצו תהיה הפרה.
על מנת להנפיק כהלכה קצבה כזו ולמען הגדלת העבודה שבוצעה, יש לחתום על שני מסמכים: צו מינוי בתוספת צו קביעת קצבה אישית (שייך לקטגוריה של מסמכים על כוח אדם).
אין לציין בצו את גובה הקצבה, שכן מדובר בחשיפת נתונים אישיים (וברוב המקרים העובד אינו כותב לכך הסכמה בעת הגשת מועמדות לעבודה). לכן נדרש מסמך שני. הרי צו מינוי אחראי לעבודה משרדית מועבר כצו לפעילות העיקרית ונתוניו זמינים לכולם.
החלפת עובד
ישנם מצבים בהם הזמנה דורשת לערוך בה שינויים. לדוגמה, מומחה קיים עוזב, יוצא לקידום וכו'. ואדם אחר תופס את מקומו. יש לעדכן את העולה על חובותיו, להוציא מסמך על התאמת הצו, לגייס את חתימת העובד ה"טרי". אז לצו יהיה תוקף משפטי.
התאמה בזמן של מסמך מסוג זה היא ירידה בסבירות שהמנהל יקבל אזהרה או יישא באחריות מנהלית בצורת קנס.
רכיבי הזמנה
למסמך אין טופס מאוחד, אך עליו להזכיר בהכרח:
- שם הארגון, פרטים.
- תאריך החתימה.
- עִיר.
- מה מטרת הצו. ניסוח חופשי משתמע. בדוגמה, זה נשמע כמו "אופטימיזציה של זרימת עבודה משרדית". ביטוי זה הוא הנפוץ וההגיוני ביותר במצב זה.
- מאיזה תאריך מתחיל העובד לבצע את התפקידים הללו. מובן כי מדובר באחריות נוספת והעומס על העובד המוקצה עולה.
- מה בדיוק האחריות.
- מי ימלא תפקידים אלה בהיעדרו הזמני של הממונה. אם אין עובד כזה, אז הם פשוט כותבים שהמנהל יחתום על ההוראה המתאימה.
- במידה וחייב תשלום נוסף עבור חובות, מפנה הראש לתקנון העבודה הפנימי של הארגון. לא רצוי לציין את הכמות בטקסט.
- מי שולט ביישום נקודות המסמך.
מלא את נייר החתימה של ראש הארגון שמונה. וגם אנחנו צריכים "חתימות" של כל האנשים המוזכרים בצו על מינוי האחראים על עבודת המשרד.
פירוט תחומי אחריות
האפשרות הטובה ביותר היא כאשר לארגון יש תיאור תפקיד לתפקיד זה. בצו די במתן קישור לנייר זה, ובהוראה עצמה, לקבוע את כל התפקידים שהעובד הממונה נוטל על עצמו. אבל אם אין כאלה, אז אתה יכול לרשום את החובות האלה ישירות בהזמנה (למרבה המזל, זה מרמז על צורה חופשית של הצגה).
הערה!אפשרות נוספת לפרט את חובותיו של עובד היא קבלת הוראה על עבודה משרדית, המתארת את הפונקציונליות של העובד.
מקרי שימוש
בארגונים גדולים קיים גם צו נפרד על מינוי אחראי על ניהול רישומי כוח אדם. זה נובע מהעובדה שיש יותר צוות, ולכן, היקף התיעוד על כוח האדם שיש למלא. לכל ארגון יש את הזכות לקבוע באופן עצמאי את השם ומספר הפוסטים. כמו כן, יש לזכור כי מינוי אחראי לעבודה משרדית יהיה רלוונטי בארגונים בעלי מספר סניפים. טעות היא להאמין שאם יש מזכירות בארגון האם, החטיבות המבניות לא צריכות לדאוג לתחזוקת ניירות מסוגים שונים.
על מנת לקבוע ברמה המשפטית בתפקידי ראש יחידה מסוימת את האחריות לאחזקת מסמכים מסוגים שונים, קיים צו למנות אחראי על העבודה המשרדית, אשר מדגם ממנו זמין להורדה ב- ראש העמוד.
היבטים משפטיים
המנהל אחראי תחילה על זרימת המסמכים והעבודה המשרדית. והעובד הממונה אחראי רק לתהליך התנהלותו. כלומר, היבטים כמו צוות עובדים, תשלום, מספר שירותי העבודה במשרד נקבעים לחלוטין על ידי הראש. הכפוף רק מוביל, שומר על זרימת העבודה של מערכת ניהול המסמכים.
בשנת 2016 תוקן סעיף 15.11 של קוד העבירות המנהליות של הפדרציה הרוסית. הוא קובע כי העונש על אחסון לא נכון של מסמכים (וזה חלק מהעבודה המשרדית) יחול על האחראי בדמות קנס, ובמקרה של הפרות חוזרות ונשנות - פסילה. יש את הנוסח "רשמי". זה יכול להיות מנהיג או עובד של הארגון שלו.
במידה והראש חתם על צו מינוי אחראי לעבודה משרדית והמסמך מחייב מבחינה משפטית, הרי שהאדם הממונה אחראי לכל הפרות העשויות להיות מזוהות במהלך הבדיקות.
כולנו יודעים שהמנהל מרבה להוציא פקודות המנוגדות לחקיקה הקיימת, לדוגמא: כמנהיג הייתי מחויב לצאת לעבודה בחגים לפי לוח הזמנים וזה לא שולם. זה נקרא "שעון". אבל, כידוע, בימים אלה יש לשלם בגודל כפול, מה שלא קרה. לאחר שראה צו שכזה, עובד הפיקוח על העבודה בהחלט יבדוק את הצבירה לימים אלו במחלקת הנהלת החשבונות. כמו כן, אנו חותמים בראש צו להפעלת טבלת האיוש, והעתק של צו זה חייב להישאר אצל המזכירה (במידה וההזמנות במזכירות). מדובר בהפרה ישירה של חוק נתונים אישיים, ברצוני להסב את תשומת לבכם לכך שאנו נושאים פקודות חתימה של המנכ"ל (ראש) באופן אישי (או ראש מחלקת כוח אדם). לעולם אל תשאיר תיקייה עם הזמנות במזכירות "לחתימה".
הליך מינוי אחראי לניהול רישומי כוח אדם
תנאי חשוב הוא הימצאות בצורת פרטי חובה כגון: שם המסמך, שם החברה, סוג המסמך, תאריך עריכתו, תיאור פעולת כוח האדם שבוצעה, ציון השווי. של מדידתו (מונחים כספיים או טבעיים). כמו כן, על פי סעיף 2 לאמנות. 9 לחוק מס' 402-FZ יש לציין את האחראים, מקומם בארגון, חתימות, בליווי פענוח ראשי תיבות ושמות משפחה.
מידע
למעט הבהרת החתימה, כללי הטיפול במסמכים ראשוניים לא השתנו הרבה. לכל חברה פקודות ביצוע הקשורות לפעילות החברה ומחייבות רישום רשמי.
הם מונחים בדרך כלל על ידי מזכיר החברה. אבל כשגופי הבדיקה מגיעים אלינו, הם מבקשים הזמנות מסוימות, שהן בגדר חובה בחברה. וכאן טמון הסיכון הגדול עבור החברה.
צו על מינוי אחראי על עבודת משרד
- ספרי תעסוקה
- הזמנות
- משלים את הארגון עם כוח האדם הדרוש.
- משתתף בהדרכה, פיתוח, הנעה, פיתוח מקצועי של כוח אדם.
- משתתף בהערכת התכונות המקצועיות של הצוות, מצהיר על הצורך בהחלפה, העברת מומחים.
- הוא חוקר את שוק העבודה, עוקב אחר רמת התשלום של מומחים שונים.
- משתתף בבקרה על משמעת העבודה, נוקט באמצעים לשיפורה.
- מכיר את קוד העבודה ומארגן עבודה בהתאם לכל הכללים והחוקים.
- אחראי על דיווח משאבי אנוש.
תשומת הלב
שאלה האם הנוסח הבא של הצו יהיה נכון: מנה מנהל איבנוב I.I. אחראי על ארגון ותחזוקת ניהול רישומי כוח אדם, לרבות תחזוקה, אחסון, הנהלת חשבונות, הנפקה ספרי עבודהומוסיף להם מתאריך 01/11/2016. (1. האם זה מספיק? 2. האם צריך לכתוב את הבקרה?) תשובה תשובה לשאלה: צו מינוי אחראי לעבודה עם ספרי עבודה ניתן בכל צורה. שימו לב שאם במצב זה המנהל הוא ראש הארגון, הרי שהחקיקה אינה טומנת בחובה באופן ישיר את החובה לתת צו דווקא ביחס לראש.
העובדה היא שבהיעדר צו למנות אחראי לעבודה עם ספרי עבודה, אדם כזה הוא כברירת מחדל ראש הארגון.
מסמכי כוח אדם: דוגמאות וטפסים 2017-2018
עמדה זו מאושרת גם בפרקטיקה השיפוטית, ראה למשל פסיקת בית המשפט בעיר מוסקבה מיום 15 במרץ 2012 מס' 4g / 4-1515. יחד עם זאת, על מנת למנוע אי הבנות מול גורמי הפיקוח, מומלץ להוציא צו כזה.
במקרה זה, הנוסח בצו עשוי להיות, למשל, כדלקמן: "שמירה על ניהול רישומי כוח אדם, לרבות חובת אחזקת, אחסון, רישום והנפקה של ספרי עבודה לצורך ייעול העבודה עם ספרי עבודה ועל פי פסקה. 45 לכללים לתחזוקה ואחסון ספרי עבודה, אני מקצה לעצמי". קראו עוד על צו לעבור בדיקה רפואית בקישור.
אם המנהל אינו ראש הארגון, אזי יתכן שנוסח הצו יהיה כפי שציינת, לרבות הסעיף על השארת שליטה על עצמך. להזמנה לדוגמה ראה בחומרי טופס מערכת קאדרי מס' 2.
מינוי אחראי על ניהול משאבי אנוש
XXX"│ │LLC "XXX"│ ││ │ORDER│ ││ │ "" 2014 N 4 l/s │ ││ │מוסקווה│││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││││ לצורך ניהול כוח אדם יעיל ואיכותי│ │ עבודה משרדית│ ││ │ אני מזמין:│ ││ │1. למנות כאחראי את מוסד ניהול רישומי כוח אדם │ │ (להלן - אחראי) את ראש הישות המשפטית I.I.
איבנובה.│ │2. אחראי אחראי באופן אישי על המוסד ו│ │ ניהול תזרים מסמכי כוח אדם בהתאם לחקיקה הנוכחית │ │ 3. האחראי על ניהול הרישום מנהל את היומנים הבאים │ │ בהתאם לנספח לצו זה: │ │ - מרשם הזמנות כוח אדם; │ │ - מרשם חוזי עבודה; │ │ - מרשם עניינים אישיים. .│ │4.
צו על מינוי אחראי על ניהול רישומי כוח אדם
זה הליך סטנדרטי, בה על המועמד לתפקיד להגיש בקשה עם בקשה להעסיקו, לספק את המסמכים הדרושים, לרבות דרכון, SNILS, פרטי בנק לקבלת שכר, ת"א, פנקס עבודה אם קיים. נכרת חוזה עבודה, היכרות עם המסמכים המרכיבים את הארגון, פעולות מקומיות, תיאור משרה. כדאי לזכור כי מינוי עובד לתפקיד פקיד כח אדם אפשרי רק לאחר שיכלל תפקיד זה בטבלת האיוש של הארגון. מדובר במסמך שעל המנהל להכין מבעוד מועד, ובעתיד לאחר מינוי קצין כוח האדם הוא יעסוק בטבלת האיוש. נוסח הצו להקצאת פונקציות נוספות לעובד נראה כך. בדרך הבאה.
הליך מינוי אחראי על ניהול רישומי כוח אדם לא פעם קורה שבמועד תחילת פעילות החברה אין עדיין ראש מחלקת כוח אדם. במקרה זה, ראש הארגון יכול לתת צו למינוי אחראי על שמירת ניהול רישומי כוח אדם לעצמו או לעובד אחר בחברה.
צו על מינוי אחראי על ניהול רישומי כוח אדם
היכן מתחילה החברה? מישהו יגיד - מהרעיון, מישהו - מהרישום, מישהו - מהבמאי. והכל נכון. כדי להקים חברה באופן רשמי, יש לרשום אותה.
והצו הראשון שעליו יחתום המנהל הוא צו העסקת המנהל. כדי להעסיק מישהו, עליך להיות בעל טבלת כוח אדם מאושרת (הורד דוגמה), כמו גם חוזה עבודה חתום (סעיף 57 לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית). מסתבר כי במקביל לקליטת המנכ"ל יש צורך למנות אחראי על שמירת ניהול רישומי כוח אדם. אילו תפקידים מבצע מומחה כוח אדם? מומחה במחלקת כוח אדם הוא אדם הכרחי מאוד לחברה.
בדרך כלל, מינוי כזה נדרש רק בארגונים גדולים, שכן למעסיק עם צוות קטן משתלם יותר להשאיר את הפונקציות הללו לראש. ניהול רישומי כוח אדם מועבר לאדם בעל ניסיון רלוונטי.
זה יכול להיות גם עורך דין, מזכיר, מנהל ניהול, ראש משק בית. בעת מינוי פקיד, עליך לשים לב לאיכויות של הפונה כמו קשב, התנגדות ללחצים שונים וכישורי תקשורת, מכיוון שעובד מסוים זה עשוי להיות הקשר העיקרי בין כוח העבודה להנהלה.
צו מינוי אחראי לניהול רישומי כוח אדם 2017
בשל הפרט של פעילותו, יש לו הזכות לדרוש מהנהלת הארגון את כל המעשים המקומיים ושאר המסמכים הדרושים לעבודה. עובד כוח אדם רשאי לבקש מהעובדים נתונים אישיים שונים הדרושים להעסקה, הטבות שונות, ערבויות ופיצויים.
אחריות: ברוב המקרים, ניתן לחלק את רשימת התפקידים של קצין כוח אדם למספר בלוקים מותנים:
- חפש מועמדים למילוי משרות פנויות בארגון. כולל פרסום מודעות, ראיונות פונים, בקשת מידע נוסף מרשויות אכיפת החוק ורשויות אחרות. אינטראקציה עם מוקדי התעסוקה של האוכלוסייה.
- תנועת העובדים.
צו על מינוי אחראי על מדגם ניהול רישומי כוח אדם
דרישות לניירת") - צו של משרד התרבות של הפדרציה הרוסית מיום 25.08.2010 N 558 "באישור" רשימת מסמכי ארכיון אדמיניסטרטיביים סטנדרטיים שנוצרו במהלך הפעילות של גופי מדינה, ממשלות מקומיות וארגונים, מציין את תקופות האחסון "- החלטה של ועדת הסטטיסטיקה הממלכתית של הפדרציה הרוסית מיום 05.01.2004 N 1 "על אישור צורות מאוחדות של תיעוד חשבונאי ראשוני להתחשבנות בעבודה ותשלום שלה" בארגונים מסחריים, הכל קצת יותר פשוט . על פי החוק הפדרלי מ-6 בדצמבר 2011 מס' 402-FZ "על חשבונאות", החל מ-1 בינואר 2013, לכל חברה יש את הזכות לפתח מסמכים באופן עצמאי. יחד עם זאת, אין זה משנה כלל אם הם נכללים באלבום של צורות מאוחדות של מסמכים או לא.
הורדה הורדה של צו על מינוי אחראי על רישומי כוח אדם
צו מינוי אחראי לעבודה משרדית נוצר בשני מקרים: אם נפח המסמכים גדל בארגון, והמזכירה חדלה להתמודד עם זה, או שאין לחברה מזכירה כלל, אלא אדם שיעבד מסמכים הוא חיוני. בכתבה תמצאו שתי דוגמאות של הזמנות למינוי אחראי והערות עליהן.
צו כזה נערך תמיד בצורה חופשית. העיקר לציין מי בדיוק, מתי ואיזה סוג אחריות מוקצה. יש להכיר את הדמות הראשית של ההזמנה - העובד האחראי - במסמך זה. כמו כן, מידע מה לעשות אם האחראי שמונה בצו חלה או יוצא לנסיעת עסקים, כלומר לדאוג למחליף לתקופות של היעדרות קצרת מועד, לא יזיק.
מי מחליט בסוגיית ניהול רישומי כוח אדם בחטיבה נפרדת? כאן ניתן להוריד טופס לדוגמה של הזמנה לצורך עבודה במשרד כוח אדם אחראי. אחראי על התנהלות ניהול רישומי כוח אדם, דרך LLC.
תקני הצו על מטרת האחראי על אחזקת כוח אדם. מינסק, וכן המכון לפקחים עצמאיים של ארכיונים ושמירת רישומים.
צו מינוי אחראי לתחזוקה - עבודה על
אם המסמך חתום על ידי אדם שאין לו זכות חתימה, יש להתייעץ עם עורך דין לבדיקת חוקיות חתימת העובד על המסמך. אבל כדאי לזכור שיחס רשלני למסמכים, עיצובם, פרסומם, אחסוןם, הרישום עלול להוביל לתוצאות שליליות. תקנות ניהול רישום בחברה עד 20.
האוניברסיטה הפדרלית של צפון קווקז
יש להוציא צו בצורה חופשית לפני הגשתו. צו על מינוי אחראי על ניהול הרישומים. מכיוון שהחותמת מאשרת את חתימתו של בעל התפקיד על המסמך, יש לציין גם את חתימתו של מי מאושרת בחותמות נפרדות.
משרד המשפטים והמחלקה - מחקר ויישום ניסיון רוסי וזר בארגון ויישום פעילויות בקרה הלכה למעשה. אבל אם ועדת המומחים כבר נוצרה קודם לכן, תסתכל על הרכבה. הפרקטיקה מלמדת כי האינטראקציה של עורך דין ועוזר מנהל המבצעת תפקידים של פקיד אינה תמיד יעילה.
ניהול מרוכז של אנשי ניהול רישומי כוח אדם. האחראי על שמירת רישומי כוח אדם (ראה. לעניין זה שימו לב למועד פרסום צו כאמור.
הדבר הראשון שהפקחים ידרשו מכם הוא צו על מינוי גורמים האחראים על רישום ובטיחות. בנוסף, לעתים קרובות למחלקות המשנה יש חותמות או חותמות משלהן (מחלקת משאבי אנוש, מחלקת הנהלת חשבונות, אתר ייצור 7). אסמכתא 2) יש לתת צו לאישור הטפסים. 
על מינוי אנשים האחראים לחשבונאות, אחסון ושימוש במסמכי סיבית במחלקות המכס של סנט פטרסבורג
ועדת המכס הממלכתית של הפדרציה הרוסית
מינהל המכס הצפון-מערבי של הפדרציה הרוסית
מכס סנט פטרבורג
על מינוי אנשים האחראים על הנהלת חשבונות, אחסון ושימוש
מסמכי סיבית במחלקות המכס של סנט פטרבורג
בהתאם להנחיות ה-NWTU של רוסיה מיום 27 באפריל 1999 N 22-16 / 173 ועל מנת לשפר עוד יותר את התמיכה והבקרה בתיעוד על ביצוע מסמכי סיבית במחלקות המכס של סנט פטרסבורג
אני מזמין:
1. למנות פקידים במכס ובמחלקות האחראים על הנהלת חשבונות, אחסון ושימוש במסמכי סיבית (נספח 1).
2. ראשי עמדות מכס ומחלקות כדי להבטיח:
2.1. בחלוקות המשנה שלה, ארגון העבודה עם מסמכים עבור סיבית בהתאם לדרישות הצו של ועדת המכס הממלכתית של רוסיה מיום 23 בספטמבר 1996 N 582 סיבית על אישור ההוראה על נוהל חשבונאות, תפוצה ואחסון של מסמכים, תיקים ופרסומים המכילים מידע לא מסווג בתפוצה מוגבלת ברשויות המכס.
2.2. עד 24 במאי 1999, על בסיס מודל (ראה נספח 2), בהתאם לצו של ועדת המכס הממלכתית של הפדרציה הרוסית מיום 16 בפברואר 1998 N 80 על אישור התקנות על הנוהל לפיתוח ואישור תיאור התפקיד של עובד רשות המכס של הפדרציה הרוסית לפתח, לתאם בהתאם לנוהל שנקבע ולאשר עם ראש מחלקת המכס תיאורי תפקיד לעובדים האחראים לעבודה עם מסמכי סיבית ביחידה.
2.3. כל שינוי בהרכב הפקידים האחראים לעבודה עם מסמכי ה-DSP יש לדווח מיד למחלקת מידע מיוחד.
3. בקרה על מילוי הדרישות שנקבעו לעבודה עם מסמכים המכילים מידע בתפוצה מוגבלת מתבצעת על ידי המחלקה למידע מיוחד (Vasilkova M.V.).
4. אני שומר לעצמי שליטה על יישום צו זה.
פקיד (אחראי על התכתבות נכנסת)
סוג מדגם
לְאַשֵׁר
__________________________________ (שם משפחה, ראשי תיבות)
(שם הארגון, לפני ___________________________
קבלה וכו'. הארגוני שלה (מנהל או אחר
צורה משפטית) אדם רשמי, מורשה
חייב לאשר
תיאור משרה
פָּקִיד
(אחראי על דואר נכנס)
______________________________________________
(שם הארגון, הארגון וכו')
20__ N__________
תיאור תפקיד זה פותח ואושר עבורו
על בסיס חוזה עבודה עם __________________________________________
(שם התפקיד של האדם שעבורו
ובהתאם ל
תיאור התפקיד הזה נערך)
הוראות קוד העבודה של הפדרציה הרוסית ותקנות אחרות
מעשים המסדירים את יחסי העבודה בפדרציה הרוסית.
1.1. פקיד אחראי על דואר נכנס
1.2. כפקיד אחראי על נכנסות
התכתבות, מתמנה אדם שיש לו איש מקצוע ראשוני
נוהל הפיקוח על מעבר מסמכים רשמיים ו
חומרים;
יסודות ארגון העבודה;
כללים להפעלת טכנולוגיית המחשב;
תקנות עבודה פנימיות;
כללים ונורמות של הגנת העבודה.
1.5. פקיד אחראי על דואר נכנס
פעילותו מונחית על ידי:
תקנות בנושא ____________________________________________________;
(משרד, מחלקת תיעוד, אחר
יחידה מבנית)
הנחיות לעבודה משרדית ועבודת הארכיון במפעל;
תיאור התפקיד הזה;
- _________________________________________________________________.
1.6. פקיד אחראי על דואר נכנס
מדווח ישירות ל____________________________.
(ראש המשרד, ראש המחלקה
תמיכה בתיעוד)
1.7. בזמן היעדרות הפקיד האחראי על
התכתבויות נכנסות, (חופשה, מחלה וכו') תפקידיו
מבוצע על ידי אדם שמונה על ידי הנהלת המיזם. האיש הזה
רוכש את הזכויות המתאימות ואחראי לראוי
ביצוע התפקידים המוטלים עליו.
1.8. ______________________________________________________________.
2. אחריות בעבודה
פקיד אחראי על התכתובות הנכנסות:
2.1. מבצע הנהלת חשבונות ורישום התכתבויות,
שהתקבל על ידי המפעל מרשויות המדינה, גופים
ממשל מקומי, בנקים וארגונים אחרים.
2.2. מספק שליטה על העברת מסמכים שצוינו
מנהיגות ומבצעים.
2.3. מסירה לראש המשרד (ראש אגף
תמיכה בתיעוד) התכתבות מחייבת
תצוגה מקדימה.
מדריכים, עורך כרטיסי רישום או יוצר בנק נתונים.
2.5. מחזיק תיק מסמכים, מפקח
לביצועם, מנפיק את האישורים הדרושים על רשומים
חומרים דוקומנטריים.
2.6. מבצע בקרה (עם הנחת הסימנים הדרושים על
כרטיסים) עבור המעבר והחזרה בזמן על ידי מבצעים
מסמכים שיש להחזיר למשרד (מחלקת התיעוד
אבטחה), עם כל החומרים לביצועם.
2.7. טופס מסמכים ותיקים עבור תחום העבודה שהוקצה ובתוכו
בהתאם למינוח המאושר.
2.8. מכין מסמכים לאחסון ו
שימוש (בדיקת ערך, רישום מקרים, עריכת מלאים),
3.1. להגיש לעיון ראש המיזם והמנהל
הצעות משרד (ראש מחלקת תיעוד).
לשפר את פעילות היחידה, צורות ודרכי עבודה איתם
מסמכים.
ביצוע סופי של מסמכים.
3.3. במסגרת סמכותה, דווח ____________________________
(ראש המשרד,
הפקיד האחראי על התכתובות הנכנסת אחראי
אחריות:
4.1. בגין ביצועים לא נאותים או אי ביצוע של הפקיד שלהם
אחריות לפי תיאור תפקיד זה
בגבולות שנקבעו על ידי חקיקת העבודה של הפדרציה הרוסית.
4.2. בגין עבירות שבוצעו במהלך מימושן
פעילויות, - בגבולות שנקבעו על ידי מנהליים, פליליים ו
חקיקה אזרחית של הפדרציה הרוסית.
4.3. בגין גרימת נזק חומרי - בגבולות שנקבעו
חקיקה עבודה ואזרחית של הפדרציה הרוסית.
כיצד מעבירים תיעוד כוח אדם מהמשרד הראשי לסניף?
שְׁאֵלָה
אחר הצהריים טובים. לחברתנו 2 סניפים. כל תיעוד כוח אדם נשמר במשרד הראשי, אך החל מהשנה החדשה מובן כי כל סניף יתחיל בפעילות עצמאית (יהיה קצין כוח אדם משלו וכו'). ספר לי איך להימנע מטעויות בעת העברת תיעוד כוח אדם?
תשובה
לאחר ששקלתי את שאלתך, אנו יכולים לומר כי יש להעביר לסניף את כל מסמכי כוח האדם לעובדים המנוהלים על ידי ארגון האם להמשך אחזקתם. לשם כך יש צורך לערוך מעשה קבלה והעברת מסמכי כוח אדם מהארגון המעביר מסמכים אלו (כלומר ארגון האם) לארגון המקבל אותם (כלומר הסניף). חוק זה קובע את רשימת מסמכי כוח האדם המועברים לאחראי על ניהול רישומי כוח אדם. מעשה לדוגמה של קבלה והעברת תיקי כוח אדם מובא להלן בטקסט.
יחד עם זאת נציין כי אין בחקיקה דרישות להובלת מסמכים מעיר לעיר. לכן, אתה יכול להחליט באופן עצמאי כיצד להעביר מסמכי כוח אדם (לדוגמה, להעביר אותם עם עובד אחראי של הארגון, או להשתמש בשירות הדואר).
פעולה לדוגמה של קבלה והעברת תיקי כוח אדם
ארגון ניהול משאבי אנוש מאפס
הצורך להקים ניהול רישומי כוח אדם אינו משימה כל כך אקזוטית, לא קלה עבור קציני כוח אדם מתחילים, יזמים פרטיים ורואי חשבון, שתפקידם כלל ניהול כוח אדם. עם זאת, ניתן לתאר את כל התהליך כמדריך פשוט שלב אחר שלב לפעולה.
שלב 1. ארגן לעצמך "שולחן עבודה" של קצין כוח אדם
לשם כך, אתה צריך תוכנית כוח אדם, טקסטים של תקנות במהדורה האחרונה ודוגמאות של טפסי מסמכים, דוגמאות של השלמתם. בדרך כלל ניתן למצוא תקנות וטפסים על ידי הרשמה לפורטלים של הוצאות לאור גדולות המפרסמות ספרות מתודולוגית, כתבי עת מסחריים ומקיימת סמינרים נושאיים.
באשר לתוכניות כוח אדם, ישנם מספר סוגים:
מערכת אוטומטית לניהול כוח אדם (APMS) מתפקדת במלואה. מערכת כזו שימושית ביותר בנוכחות פונקציית ניהול כוח אדם מפותחת, מכיוון שהיא "מושחזת" במיוחד עבור הספציפיות של ניהול כוח אדם ומאפשרת לך לבצע אוטומציה מלאה של פונקציונליות משאבי האנוש כולה. אם החברה קטנה, הגיוני ליישם אותה במודולים, למשל, התחל עם מודול כוח האדם, ולאחר מכן, במידת הצורך, ליישם את מודולי השכר והניהול.
בלוק רישומי כוח אדם במערכת ה-ERP. בדרך כלל זה לא כל כך מפורט ומלא, אבל זה מאפשר מיד אינטגרציה קלה עם הנהלת חשבונות ומערכות IT ארגוניות אחרות. עלויות הטמעה גבוהות הופכות את הפתרון הזה לבחירה נדירה עבור ארגונים קטנים.
מערכת מצומצמת פונקציונלית המאפשרת להפוך פונקציית HR אחת לאוטומטית. עבור משימות משאבי אנוש שונות, בין אם מדובר בגיוס, ניהול חבילות תגמול או רישומי כוח אדם, קיימות מערכות נפרדות. הם לא מאוד פופולריים מכיוון שהם עלולים להיות קשים לשילוב עם תוכנות אחרות, אבל אם אנחנו מדברים על חברה שאינה מתכננת להרחיב צוות וצמיחה (למשל, מוצרים יוקרתיים או בלעדיים), הפתרון הטוב ביותר בקטגוריה לתת תוצאה אידיאלית.
משאבי אנוש בענן. מדובר בפתרון SaaS, כאשר התוכנה מוצעת כשירות, ולא כתוכנית בשרת. במקרה זה, החברה אינה צריכה להתקין תוכנה, לרכוש רישיונות ולתחזק אותה. מודל זה משמש לעתים קרובות בשילוב עם מיקור חוץ של משאבי אנוש ומיקור שכר. מתאים במיוחד לחברות קטנות, כי בין היתרונות שלו הוא היעדר השקעות חד פעמיות מוחשיות.
שלב 2. חקור את "מטבח כוח אדם" הפנימי וכל מה שאתה צריך לעבוד איתו. אם אתה שכיר, קח את כל המסמכים המרכיבים מראש החברה וערוך מסמכים חשבונאיים כדי שלא יסתור אותם (או שנבדוק את מסמכי החשבונאות ונבטל את כל הסתירות). אם העסק שלך הוא שלך, אנו עושים הרמוניה בין המסמכים המרכיבים והחשבונאיים זה לזה בהתאם.
למד היטב את אמנת החברה, היא עשויה להכיל, למשל, את הליך העסקת המנהל הכללי (צריך לערוך אותו): קביעת שכרו, התקופה שלגביה נכרת עמו חוזה עבודה וכדומה. . לעיתים האמנה מפרטת את הליך העסקת מנהלי מפתח והקמת מערך תגמול עבורם, למשל לאחר הסכמה עם המייסדים. האמנה עשויה גם לקבוע את הליך אישור טבלת האיוש.
שלב 3: גייס מנכ"ל
מהמסמכים צריך להיות ברור מאיזה תאריך המנהל עובד. המסה של הספרות המקצועית מוקדשת לנושא הפורמליזציה של יחסי העבודה עם מנהל שכיר.
שלב 4. ערכו רשימה של מסמכים הנדרשים לניהול משאבי אנוש בחברה שלכם.
מסמכי חובה שתערוך בכל מקרה:
תקנות עבודה פנימיות (סעיפים 189, 190 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית)
כוח אדם (סעיף 15, 57 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית)
לוח זמנים לחופשות (סעיף 123 לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית)
מסמכים בנושא עיבוד והגנה על נתונים אישיים של עובדים (מסמך הקובע את נוהל עיבוד נתונים אישיים של עובדים, זכויותיהם וחובותיהם בתחום זה (אם הדבר לא נקבע בתקנות העבודה הפנימיות), הסכמה בכתב של העובדים ל- עיבוד והעברת נתונים אישיים לצדדים שלישיים, סעיף 86-88 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, סעיף 6 חוק פדרלי"על נתונים אישיים")
חוזי עבודה (סעיף 16, 56-59, 67 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית)
ספרי תעסוקה (סעיפים 65, 66 לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית, צו של ממשלת הפדרציה הרוסית מיום 16 באפריל 2003 מס' 225 "על ספרי עבודה", צו של משרד העבודה של רוסיה מ-10 באוקטובר, 2003 מס' 69 "על אישור הוראות למילוי ספרי עבודה")
ספר החשבונאות לתנועת ספרי עבודה ותוספות בהם (סעיפים 40-41 לכללים לתחזוקה ואחסון של ספרי עבודה, ייצור טפסי ספרי עבודה ומתן למעסיקים אותם, שאושר בצו של ממשלת הפדרציה הרוסית של 16.04.2003 N 225, צו של משרד העבודה של הפדרציה הרוסית מיום 10.10.2003 N 69 "על אישור ההנחיות למילוי ספרי עבודה")
ספר הכנסות והוצאות לחשבונאות על טפסי פנקסי עבודה ותוספת בו (סעיפים 40-41 לכללים לתחזוקה ואחסון של פנקסי עבודה, ייצור טופסי פנקסי עבודה ומתן למעסיקים אותם, שאושר בצו של ממשלת הפדרציה הרוסית מיום 16.04.2003 N 225, צו של משרד העבודה של הפדרציה הרוסית מיום 10.10.2003 N 69)
גיליון זמן (סעיף 91, 99 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית)
כרטיסים אישיים (סעיף 12 לכללים לתחזוקה ואחסון של ספרי עבודה, הכנת טפסים של ספרי עבודה ומתן להם למעסיקים, שאושר על ידי צו ממשלת הפדרציה הרוסית מ-04/16/2003 N 225)
צווים: צווים על העסקה, על מתן ימי חג לעובדים, על פיטורי עובדים, על העברות, נסיעות עסקים, על מינוי אחראי על ניהול, הנהלת חשבונות ואחסנה של ספרי עבודה וכו' (סעיפים 62, 68, 84.1, 193 וכו' קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, סעיף 45 של הכללים לתחזוקה ואחסון של ספרי עבודה, ייצור טפסי ספרי עבודה ומתן להם למעסיקים, שאושר על ידי צו ממשלת הפדרציה הרוסית מתאריך 04/16/2003 N 225)
עילות לפקודות שניתנו: תזכירים, הצהרות, מעשים, הסכמים וכו' (סעיפים 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 וכו' של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית)
גיליונות, הערות-חישובים ומסמכים נוספים הקשורים לצבירה ותשלום שכר, דמי חופשה, פיצויים בגין חופשות שלא נוצלו, תשלומים בעת פיטורים
טופס תלוש שכר מאושר
רישום בדיקות של ישות משפטית, יזם בודד, המבוצע על ידי גופי בקרה (פיקוח) של המדינה, גופי בקרה עירוניים (סעיף 8, סעיף 16 לחוק הפדרלי מ-26 בדצמבר 2008 N 294-ФЗ "על הגנת זכויות של ישויות משפטיות ויזמים בודדים ביישום בקרה ממלכתית (פיקוח) ובקרה עירונית. טופס היומן מאושר על ידי צו המשרד לפיתוח כלכלי של הפדרציה הרוסית מיום 30 באפריל 2009 N 141)
ישנם גם מסמכי כוח אדם שהופכים לחובה בנסיבות מסוימות. יש צורך לברר עם ההנהלה אילו מהמסמכים האופציונליים צריכים להיערך עבור החברה. במקביל, בררו מהמנכ"ל אילו תנאים מיוחדים הוא רוצה לראות בתקנות העבודה הפנימיות, בתקנות מקומיות אחרות ובצורות חוזי העסקה.
שלב 5. ערכו את כל מאגר מסמכי כוח האדם עבור החברה שלכם.
אנו עורכים את כל המסמכים הנ"ל, מתאמים אותם עם המנכ"ל. אם למנהל יש רצון לכלול הוראות מסוימות במסמכים, אנו בודקים האם הן סותרות את החוק. אנחנו מאשרים את האפשרויות הסופיות עם הבמאי.
שלב 6. קבע את האדם האחראי על אחזקת ספרי עבודה.
אם אתה בחברת הרך הנולד שלך והמנהל הכללי וקצין כוח אדם באדם אחד, אתה צריך לתקן את האחריות על אחזקת ספרי עבודה לעצמך עד שתעסיק אדם שיהיה אחראי על שמירת רישומי כוח אדם. יש צורך במתן צו למנהל לקחת אחריות על תחזוקה, אחסנה, הנהלת חשבונות והנפקת ספרי עבודה.
שלב 7. העסקת עובדים
בשלב זה יש לערוך מסמכים רבים: חוזי עבודה, צווי עבודה, מילוי כרטיסים אישיים, ספרי עבודה, ספר הנהלת חשבונות לתנועת ספרי עבודה ועוד רבים אחרים. שוב, לעזר - ספרות מתודולוגית ומדריכים מעשיים, שזמינים גם ברשות הרבים בפורטלי כוח אדם. תמיכת כוח אדם בגיוס המוני של כוח אדם היא "טבילת אש" של קצין כוח אדם מתחיל. להרגיש את עצמך. לאחר שתשלוט בהליך זה, מחכה לך עבודה יומיומית: שמירה על לוח זמנים ולוח חופשות, עיבוד חופשות, נסיעות עסקים וחופשות מחלה, תמריצים, קנסות, העברות ופיטורים וכדומה.
אם זה עתה פתחתם את העסק שלכם, ואתם מעוניינים יותר בקידום החברה בשוק ובשיעור התשואה על הפרויקט, תוכלו לנסות לבצע מיקור חוץ של פונקציות שאינן הליבה לספק אמין. במקביל, חסכו בהשכרת שטחי משרדים ואחזקת קצין כוח אדם ורואה חשבון (או קצין כוח אדם-חשב). לדוגמה, מיקור חוץ חשבונאי עולה לחברות עם עד 20 עובדים כ-12-15 אלף רובל בחודש. ניתן להשוות לשכר של רואה חשבון. מיקור חוץ של תפקודי חשבונאות וכוח אדם הוא נוהג נפוץ במערב, אתה לא צריך לפחד מזה. זה יעזור למנוע טעויות בשלב היווצרות של תיעוד כוח אדם: ככל שיצטבר יותר תיעוד, כך קשה יותר "לתפוס" חסרונות מאוחר יותר. בכל מקרה, יש צורך להכיר את העקרונות הבסיסיים של ניהול רישומי כוח אדם. כדי לקבל מושג כללי על התהליך ולדבר באותה שפה עם הספק או קצין הסגל הפנימי.
על מנת לבסס פעילות מוצלחת של החברה ולקבוע נוהל ברור לפתרון סוגיות ארגוניות, חשוב לתחום את תחומי אחריות העובדים תוך שמירה על החקיקה הקיימת. עובדים אחראיים ממונים בתחומים שונים בארגון. מינוי כזה נעשה בפקודת ראש - צו. אנו נותנים דוגמאות ומתארים את הכללים הבסיסיים להרכבת מסמכים כאלה.
באילו תחומים בארגון אחראים
סוג האחריות הנפוץ ביותר נחשב מהותי, בעוד שמתמנה עובד או קבוצת עובדים אשר אחראים באופן אישי על חפצי ערך, כספים ורכוש החברה.
חשוב שעובד יוכל להיות אחראי לרכוש ולערכי הארגון רק על בסיס הסכם כתוב על אחריות מלאה. על העובד להסכים לקבל על עצמו חובה כזו, ולכן אין די בצו לבדו כדי להטיל אחריות. אחריות עובדים בודדים (סגן מנהל, רואה חשבון ראשי) לפי אומנות. 243 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסיתניתן לכתוב ישירות בחוזה העבודה. כאשר תנאי אחריות כזו נכללים בחוזה בכתב עם עובד, אין צורך במתן צו נוסף, אך המעסיק יכול לעשות זאת במידה ונוח לו לחזק את החוזה בצו בעת ניהול מסמכים.
אחריות רחוקה מלהיות המקרה היחיד כאשר מנהיג מוציא פקודה למנות אדם אחראי. עובדים בודדים אחראים גם על:
- הגנת העבודה ועמידה בתקנות הבטיחות (רק עובד שסיים הכשרה בטיחותית, עבר את הבחינה וקיבל את התעודה הדרושה, וגם בעל קבוצת אישור בטיחות החשמל הדרושה רשאי לשלוט);
- בטיחות אש;
- שימוש במקורות סכנה מוגברת;
- ניהול רישומי כוח אדם;
- חשבונאות של זמן עבודה;
- פיתוח מקצועי והסבה מקצועית של עובדים;
- תחלופה של דברים יקרי ערך במיוחד;
- מחזור מטבעות וניירות ערך;
- וכן הלאה.
סוגי האחריות המוטלים על העובדים על ידי פקודות ההנהלה תלויים בפרטי הפעילות של מיזם מסוים.
טופס הצו על מינוי אחראי וכללי המילוי
לצו על מינוי אחראי אין טופס שנקבע רשמית. הוא נערך באופן שרירותי, אך בהתאם לכללים החלים על כל המסמכים העיקריים. כללים אלו נקבעים בחוק. מיום 06.12.2011 06.12.2011 N 402-FZ.הטופס חייב להכיל:
- שם הארגון, מידע בסיסי עליו, עיר המיקום;
- תאריך ומספר מסמך;
- שמו המלא של המנהל הכללי או מי שהוסמך לתת פקודות;
- המבוא, המציין את המטרה הקצרה של הוצאת הצו ומכיל קישור לנורמה המשפטית שעל בסיסה הוצא (לדוגמה, קישור לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית);
- מהות הצו;
- חתימת המנהל;
- חתימות עובדים לגביהם נערך הצו, המאשרות את היכרותם עם המסמך.
על הטופס חתום ראש הארגון - המנכ"ל.
הזמנה לדוגמה על מינוי אחראי כלכלית
ניתן דוגמה לצו על מינוי אחראי בתחום השליטה בנכסים מהותיים. רשימת התפקידים עם עובדים שניתן לערוך ביניהם הסכמים בכתב בדבר אחריות אישית מלאה למחסור ברכוש מופקד מפורטת בנספח נ' 1 ל. צו משרד העבודה מיום 31 בדצמבר 2002 נ 85. ללא הסכם על אחריות מהותית מלאה או הכללת סעיף אחריות בחוזה העבודה, אין לצו תוקף משפטי. תבנית למסמך כזה עשויה להיראות כך (תוכל להוריד דוגמה למטה):
המסמך שהושלם נראה כך:
סדר לדוגמה על מינוי אנשים אחראיים
בהזמנה אחת, המנהל יכול להקצות אחריות לאחסון נכסים חומריים באופן מיידי לקבוצת אנשים. חשוב שעל פי האמנות. 245 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, ללא הסכם כתוב על אחריות קולקטיבית מלאה, שנכרת בין המעסיק וכל חברי הצוות, למסמך לא יהיה תוקף משפטי. ניקח דוגמה:
כדי למנות את האחראים לשמירת הרישומים (למשל, לניהול רישומי שעות העבודה), ניתן להוציא מסמך הנוגע גם לקבוצת אנשים בבת אחת. מינויים שאינם קשורים לאחריות אינם קובעים הסכמים נוספים עם עובדים. דוגמה לפקודה כזו.
